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Im Folgenden sehen Sie ein einfaches Beispiel ohne zusätzlich die gesteigerte Qualität (keine Zahlendreher, kein Vertippen mehr) näher einzubeziehen:
 Beispiel Einführung Barcodescanner im Versand:
Sie überlegen, ob Sie im Versand einen Scanner zur Erfassung von Seriennummern für Lieferscheine und die interne Buchung kaufen sollen? (Scanner ist am PC angeschlossen; dieser täuscht eine zweite Tastatur vor und trägt die Daten in das aktuelle Feld ein, wo Sie sonst über die Tastatur das Feld befüllen)
Versanddaten für die Berechnung der Wirtschaftlichkeit:
Sie haben am Tag 20 Warenausgänge mit durchschnittlich je 5 Artikeln mit unterschiedlichen Seriennummern.
Die Seriennummer hat 10 Stellen. Für die Eingabe der Seriennummer über die Tastatur benötigen Sie durchschnittlich 10 Sekunden
(2-er-Ziffernpaare lesen, tippen, lesen, tippen… nochmalige Komplettüberprüfung)
Bisheriger Zeitaufwand bei manueller Eingabe der Daten über die Tastatur:
20 [Warenausgänge / Tag] x 5 [Artikel / Warenausgang] x 10 [Sekunden / Artikel] = 1000 [Sekunden / Tag]
Aufwand mit einem Barcodescanner (Sie benötigen z.B. anstatt der 10 Sekunden nur ca. 1 Sekunde
20 [Warenausgänge / Tag] x 5 [Artikel / Warenausgang] x 1 [Sekunden / Artikel] = 100 [Sekunden / Tag]
Die Differenz: am Tag “sparen” Sie 900 Sekunden und im Jahr (250 Arbeitstage) dann 225.000 Sekunden
225.000 Sekunden sind (:3600) 62,5 Stunden Zeiteinsparung
Bei einem angenommenen Stundenlohn von 15 EUR (inkl. Lohnnebenkosten wie Rentenversicherung etc.) werden Arbeitszeiten in Höhe von 937,50 EUR (15 EUR / Stunde * 62,5 Stunden) im Jahr eingespart.
Investition:
Ein Scanner mittlerer Qualität kostet z.B. 200 EUR. Ihr Administrator schließt den Barcodescanner am PC an (Aufwand mit Wegezeit z.B. 10 min bei 30 EUR/ Stunde = 5 EUR)
Gesamtkosten 200 EUR + 5 EUR = 205 EUR
ROI (nach wie vielen Jahren hat sich die Investition bezahlt gemacht?)
ROI = Investitionskosten[EUR] / jährliche Einsparung [EUR / Jahr]
205 EUR / 937,50 [EUR / Jahr] = 0,22 Jahre = 2,64 Monate
Der Wert sagt Ihnen, dass sich die „Investition Barcodescanner“ nach 2,64 Monaten schon rentiert.
Normalerweise wird ein Scanner auf 3 Jahre buchhalterisch abgeschrieben (in Anlehnung an die erwartete Lebensdauer und der darauf folgenden Nachbeschaffung mit deren Kosten).
Rein rechnerisch können Sie mit einem Barcodescanner mit z.B. 3 Jahren Garantie (keine weiteren Kosten im Nutzungszeitraum)
2,78 Jahre gewinnbringend arbeiten und auf 3 Jahre dann 2606,25 EUR sparen.
Meist werden diese Geräte aber länger genutzt und der Profit ist dementsprechend höher.
TCO (Total Cost of Ownership)
Ein genauerer Wert als die reinen Investitionskosten ist der TCO-Wert (Komplettkosten während der Nutzungszeit).
Hier werden die Energie-, Wartungs- und Reparaturkosten zu den Anschaffungskosten mit addiert um genaue Gesamtkosten der Nutzung zu ermitteln. Dieser Wert schmälert durch die höheren Kosten die Wirtschaftlichkeit von Anschaffungen.
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